Oct 19

Utilisez Trello pour gérer efficacement vos projets

Trello est une application de gestion de projets, gratuite dans sa version de base et disponible via une interface web ainsi qu’en application mobile iOS et Android.

Cet outil est surtout utilisé en entreprise pour gérer des projets, mais il peut aussi être utilisé pour gérer à peu près tout et n’importe quoi : organisation d’un évènement, planification d’un voyage, recherche d’emploi…
C’est le système de gestion de projets que j’utilise pour gérer mon entreprise.

Il repose sur le principe de la méthode Kanban, qui permet de créer des listes (par exemple « A faire », « en cours », « terminé »), contenant des cartes représentant des tâches.
Chaque tâche peut passer d’une liste à l’autre en fonction de son avancement.

Les tâches sont également personnalisables avec un grand nombre de fonctionnalités :

  • assignation d’un membre à la tâche
  • ajout d’étiquettes
  • ajout de checklists
  • ajout d’une date limite
  • attachement de fichiers
  • ajout de commentaires

Voir un exemple de tableau pour l’organisation d’un mariage
Voir un exemple de tableau pour la rénovation d’une cuisine

L’organisation de mon tableau Trello

Pour mon activité de développeur web freelance, j’ai créé trois tableaux différents : EN COURS, TERMINÉS, REFUSÉS.

Voici à quoi ressemble le tableau principal “EN COURS” :

Chaque carte représente un projet différent.
Je me sert uniquement du tableau « EN COURS » pour gérer mes projets. Les deux autres servent uniquement d’archivage, pour ne pas surcharger le tableau principal.

  1. Les nouveaux projets arrivent dans la colonne « Nouveaux ». Ils y restent tant que je n’ai pas les informations nécessaires à la réalisation du devis ou que je suis en attente d’un RDV.
  2. Ils passent ensuite dans la colonne « A deviser ».
  3. Une fois le devis envoyé, le projet passe dans « En attente validation ».
  4. Si le devis est accepté, la carte passe dans la colonne suivante « A faire ». S’il est refusé, elle part dans le tableau « REFUSÉS » afin d’être archivée.
  5. Lorsque je commence à travailler sur le projet, il passe dans « En cours ». Il revient dans « à faire » si j’arrête de travailler dessus et que je passe à un autre projet.
  6. Les projets qui sont terminés passent dans « En attente » afin d’avoir la validation du client ou des retours avec des bugs à résoudre. Si tel est le cas, il repasse alors dans « A faire ».
  7. Si le projet convient au client, la facture est envoyée et le projet passe dans « En attente paiement ».
  8. Enfin, lorsque le paiement est reçu, la carte est archivée dans le tableau « TERMINÉS ».

Cette organisation me permet de voir en un clin d’oeil les projets en cours et leur avancement ainsi que les clients à relancer.

Au niveau des projets :

  • J’ajoute des étiquettes de couleur si je suis par exemple en attente d’un retour, pour une relance que je dois effectuer, s’il s’agit d’un projet interne…
  • J’ajoute également une description avec le type de projet, les coordonnées du client.
  • Dans les pièces jointes, j’attache les devis et les factures. Cela permet de pouvoir les retrouver rapidement.
  • Une date limite est aussi ajoutée si elle est connue. Un widget calendrier permet de voir rapidement les projets contenant une date limite dans une vue mensuelle ou hebdomadaire.
  • J’ajoute des checklists avec des tâches à effectuer lors d’un retour client (modification, bug à résoudre).
  • Enfin j’utilise l’espace commentaires pour noter toute information complémentaire ou lorsque j’ai un RDV client.

Vous l’aurez compris, Trello représente un moyen très efficace de gérer tous ses différents types de projets et se montre d’une efficacité redoutable lorsque l’on travail en freelance et que l’on doit gérer tous ses projets de A à Z.

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